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关于高校内部审计档案工作的几点思考
文章来源:  暂无;  发布时间:2009-10-08浏览次数:44

审计档案,本文是指在进行内部审计监督或审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。审计档案管理是审计工作的重要组成部分,高校的审计档案管理工作随着高校内部审计工作的日益繁重,也日趋重要和艰巨起来。本文试对如何做好高校内部审计档案管理工作做一些探讨。

一、高校内部审计档案管理工作的重要性:

1、做好审计档案管理工作,能对审计工作的组织、协调和监督、指导起重要的作用,合理利用审计档案资源可以起到节约审计人力、时间的作用。在实际工作中,高校内部审计经常要在已有的基础上开展工作,需参照已有的审计结果,以往的审计方案、工作程序,这时如果档案不是集中、合理、有效管理的,不能查阅相关的审计档案,得不到想要查询的数据,再去花费人力、时间去审计,这不仅是对审计档案资源的浪费,也是对人力、时间的浪费,未能发挥审计档案应有的参考和借鉴作用;审计档案还可以起到监督指导审计工作的作用,因为审计档案是对审计过程的记录,对审计结果的论证,则由审计档案可以看出审计结果是如何得出的,审计程序的执行是否符合有关准则、规定,审计工作的开展还有何不足之处,对于监督内部审计工作,促进内部审计工作质量的提高有着积极的意义。

2、做好审计档案管理工作是对内部审计工作的完善和提高,还可有效防范和回避审计风险。内部审计工作具有一定的保密性,在审计过程中经常会发现被审单位、被审计人的商业秘密或不宜公开的情况,这时不仅需要审计人员的职业道德来保守被审计单位的秘密,而且对已录入审计底稿的不宜公开事项就需要靠对审计档案的规范、周密的管理达到对被审计单位、被审计人的保护。现代内部审计工作面临审计风险的巨大挑战,这就要求高校内部审计人员在审计时把工作做深做细,严格依照审计法规和准则进行审计,而做好审计档案的管理工作就可以有理有据地证明审计工作是依据有关规定开展的,是符合要求程序的,从而达到对审计结论的支持,对审计人员的保护作用。

3、做好审计档案管理工作,可以提高管理水平,促进内部审计工作积极、高效发展。做好审计档案管理工作,可以有助于高校内部审计工作者进行审计工作质量检查,有助于评价审计人员的工作业绩和业务能力,有助于对高校未来的内部审计进行规划和执行,有助于新参加工作的审计人员的学习参考和提高技能。这些都有助于内部审计工作走向制度化、规范化。

4、做好内部审计档案管理工作,有助于内部审计发挥职能作用。内部审计比起外部审计来说,更侧重在提高内部管理水平上,为学校各项工作决策提供可靠的依据,对一些不合规的情况予以预防和遏制,以达到提高学校管理水平的目的。而如何把内部审计的过程和结果展现出来,如何为审计结论提供权威性的支持,来提高学校的管理水平,这都需要我们的审计档案管理工作。而且如何更好的发挥内部审计的职能作用,这就需要不断提高内部审计的工作质量,在继承和发挥优良传统的基础上不断创新,内部审计的档案管理就可以帮助内部审计人员总结过去的工作,找出工作中的缺点和不足,更好的做好内部审计工作,当好学校决策的参谋和助手。

二、加强高校内部审计档案管理的几点对策:

1、建立健全内部审计档案管理制度。高校内部审计单位应按照《审计机关审计档案工作的规定》和《教育系统内部审计准则》的规定,结合各高校的具体情况,制定适合本单位的审计档案的规章制度:各高校应建立健全审计档案的立卷、归档制度,统一立卷归档的范围标准和要求,保证审计档案的安全完整;建立健全审计档案的移交保管和借阅的相关制度,严格档案保管和借阅的程序和方法,预防档案的毁坏、遗失和泄密;建立健全审计档案负责人和审计档案员的责任制度,保证有领导直接分管审计档案的管理工作,同时制定专门的档案员责任制度,明确档案员的职责和权限,促进审计单位档案管理的制度化、规范化、科学化。

2、严格按照制定的规章制度管理审计档案。规定规章制度的目的就是为了指导、规范平时的工作,若只制定而不执行,那再好的规章制度也就成了一纸空文,如何实现档案管理制度化的目的。审计档案管理应按各高校内部审计机构制定的档案规章制度的范围来整理立卷,这就需要各审计人员和档案员平时注意积累收集审计档案,保持审计档案内容统一完整,及时对档案整理、立卷、装订,科学地对审计档案进行分类管理,审计档案要集中、统一、有序地存放,以便查找;审计档案管理要坚持移交保管和借阅制度,坚持审计档案的归档制度,以档案案卷为单位进行交接,审计档案移交审计档案部门的时间不得迟于该审计项目结束后的次年6月底,审计档案的借阅需经负责人审批,借阅人需签字,并登记借阅时间和归还时间,对于需要保密的审计档案,再借阅时更需谨慎和严密。

3、保证审计档案管理工作的必要条件,配备专职或兼职的审计档案员,充分运用先进技术手段。高校内部审计机构应为审计档案提供审计档案管理所必要的条件,如统一的档案盒、封面、档案柜等基本的档案用设备材料,最好保证档案员能用计算机进行档案管理,这样既能安全保管审计档案,又能提高内部审计单位的档案管理工作效率。内部审计单位应配备专兼职的档案员,并对档案员进行业务培训、增强档案员的责任心,提高档案管理员的业务能力,以做好这项耐心细致的工作。在计算机已经相当普及的今天,审计档案管理人员努力学习计算机知识,应充分运用计算机资源,安装档案管理的计算机软件,这会大大减少档案员的繁琐的登记、查询工作量,提高工作效率、实现资源优化配置。

4、合理充分利用审计档案资源,为学校开展内部审计工作和其他各项工作服务。审计档案资源是一项重要的信息资源,高校内部审计机构应重视对自己审计档案信息的统计和分析利用,为学校领导和其他各职能部门的决策提供参考。对于一些不具保密性的审计档案信息可以对校内公布或提供查阅,也可以经过必要的加工,把这些审计项目加工成各种审计案例,审计案例又可以广泛的应用于科研、教学和宣传等方面,促进内部审计的制度化和规范化。

——作者:夏莉发表于《教育审计》2002年第二期