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浅议高校校办企业应收帐款管理
文章来源:  暂无;  发布时间:2009-10-08浏览次数:27

高等学校通过直接投资或与社会上其他企业和单位共同投资成立的从事生产经营、技术开发等的校办企业越来越多,大部分校办企业都是一些资产规模较小,人员不多,产值及销售额不大的小企业。这些企业的基础管理大部分都比较薄弱,当企业较小,业务不大时,管理薄弱的矛盾尚不明显,但随着企业业务量的不断扩大,管理上的漏洞逐步显现,特别是应收帐款管理、存货管理的问题比较突出,以下主要对应收帐款管理中存在的问题作一些分析并对如何改进管理提出建议。

校办企业应收帐款的主要问题,一是应收帐款占总资产的比重大,二是帐实不符。

1、随着企业经济业务的不断扩大,企业为了扩大及占领市场往往采用降价和赊销、代销的方法,当企业发出商品时,一般都不能及时收到货款,而必须等约定的付款期才能收到货款,这样就形成了企业的应收帐款,如果客户到期不能按约付款,就存在应收帐款损失的风险。当前由于很多企业缺乏诚信,大量拖欠客户的货款,造成企业的应收帐款大量增加。由于企业大量的货款不能回笼,资金大量占用,将造成企业资金紧张,周转困难,不能进行正常的生产、经营活动。目前,很多校办企业的应收帐款总量占资产总额的比例很大,有的甚至超过了50%,因此压缩应收帐款,加速货款回笼。已经是大部分校办企业的重要的任务。

造成企业应收帐款大量增加的原因,主要有:

(1)企业盲目扩大销售,缺乏对客户信用的调查、考察,盲目发货。

(2)没有建立企业内部催收款项的经济责任制度。

(3)应收帐款管理混乱,不能提供催收的依据,催收不及时等。

(4)客户的经办人员变动,客户进行合并、分立、重组等原因,后面的人员不认前面的帐,形成应收帐款难以收回。

(5)各种原因形成的坏帐长期挂帐、不核销。

2、企业帐面的应收帐款与实际的应收帐款不符。其中原因很多。主要原因:

(1)企业通过铁路或邮局等发货,对方未收到货。

(2)企业未及时开票给对方,对方财务未记帐。

(3)业务员调货,没通知企业业务管理部门。

(4)货款被业务员拿走未交回,被业务员侵占。

(5)对方退货、发生销售折让,企业未收到货或者企业由于没有收到相应的凭据销帐,企业帐面未作调整。

(6)各种主观、客观原因造成的记帐差错。

(7)时间差异。

为了解决以上问题,企业当切实加强应收帐款的财务管理,建立健全相应管理制度。

一、建立、健全企业销售及收款的内部控制制度并保证实施

1、了解客户的基本情况企业销售产品从与客户商谈开始,企业必须了解客户的基本情况,包括客户的性质、规模、资信情况等。在了解了客户的情况以后,决定合作的方法。对于新的客户,如不清楚对方的信用情况企业不宜采用赊销的方法,而应采用现款现货的方法。

2、与客户订立经济合同企业与客户的经济往来,特别是赊销业务,必须签订经济合同,合同中要明确双方的权利义务,约定付款的期限、方法、违约的责任等。

3、业务部门或者企业领导,应审核签订的经济合同,对不符合条件的合同,不予审批。

4、发货、开票按照审核批准的合同应先由销售部门开发货通知,交发货人员到仓库提货,仓库应开出库单,并将发货通知单中一联与出库单一联交财务部门开票。企业发货如采用邮寄、铁路或公路运输,企业应将提货单邮寄收货单位。过后企业应与对方联系,确认货是否已收到。对于企业直接送货的,企业还应开具送货单,交收货单位签字,并取回送货回单。

5、退货应按规定程序及时办理退货入库、退票等手续,并冲减应收帐款记录。

6、换货、调货企业应建立与健全换货及调货的手续,对于企业销售人员调货要向企业销售部门报告,经同意后才能调货,并办理好相应的手续,以保证帐实相符,应严禁销售人员私下调货。对销售员私下调货一经查实,应严肃处理。

7、收款企业在货物发出后,应按照合同规定,及时收回货款。

8、企业财务部门、销售部门应及时登帐。

二、建立应收帐款台帐管理制度

企业应当按照客户设立应收帐款台帐,详细反映内部各部门以及各个客户应收款项的增减变动,余额及其每笔帐龄等财务信息。企业财务管理部门应当定期编制应收帐款明细表,向企业管理人员和有关业务部门反映应收帐款的余额、帐龄等信息,及时分析应收帐款情况,提请有关责任部门采取相应的措施,减少企业资产的损失。

三、建立应收帐款催收责任制度

企业应当依法理财,对到期的应收款项,应当及时提醒客户依约付款;对逾期的应收款项,应当采取多种方式进行催收;对重大的逾期应收款项,可以通过诉讼方式解决。

企业应当落实内部催收应收帐款的责任制度,将应收款项的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩。对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员,企业应当在内部以恰当方式予以警示,接受员工的监督。

对每笔应收帐款确定几个回款的期限。在规定回收期内收回货款,给予经办人员一定的奖励,超过规定期限给予一定的惩罚。例如,某企业在销售管理政策中,确定发货三个月内收回货款给予收回货款金额1%的奖励,3-6个月内回款给予5‰的奖励,6至9个月回款不奖不罚,超过9个月起扣罚,9-12个月内扣5‰,超过12个月扣1%,到1年半该款仍不能收回,应由业务员提出申请:该笔应收帐款作为死帐,交由企业清债组负责清理。

企业除了落实内部催款责任制外,企业还应根据客户业务量大小、信用状况等基本资料,确定每个客户应收帐款限额,建立应收帐款预警制度,客户的应收帐款一旦达到限额,企业采取停止发货、让对方付款等措施,防止应收帐款进一步膨胀。

四、建立应收帐款定期核对、年度清查制度

企业财务部门应按月或季与业务部门及业务员核对应收帐款发生和货款的收回情况。每年年终时,企业必须组织专人全面清查应收帐款,并与债务人核对清楚,发现有差错应及时查明原因并作处理,如属记帐错误要及时调整帐面记录。

五、建立坏帐核销管理制度

企业在清查核实的基础上,对确实不能收回的各种应收款项应当作为坏帐损失,并及时进行帐务处理。

企业坏帐损失视不同情况按照以下方法确认:

1、债务人被依法宣告破产、撤销的,应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料,在扣除以债务人清算财产清偿的部分后,对仍不能收回的应收款项,作为坏帐损失。

2、债务人死亡或者依法宣告失踪、死亡,其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项,应当在取得相关法律文件后,作为坏帐损失。

3、涉诉的应收款项,已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的,或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的,作为坏帐损失。

4、逾期3年的应收款项,具有企业依法催收磋商记录,并且能够确认3年内没有任何业务往来的,在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额,作为坏帐损失。

——作者:周志立 发表于《教育审计》2003年第四期